Mae monitro a rheoli prosiect yn golygu adolygu statws eich prosiect yn weithredo wrth iddo fynd rhagddo, gan werthuso rhwystrau posibl, a gweithredu newidiadau angenrheidiol.
Er mwyn cadw'r prosiect ar amser ac o fewn y gyllideb mae angen ichi ei reoli. Mae hon yn broses a fydd y parhau drwy holl gylch oes y prosiect. Fe'i cyflawnir drwy gyfeirio'n ôl yn gyson at gynllun y prosiect ac at adroddiadau statws.
Monitro prosiect
Dyma'r hyn y dylid ei fonitro
- Newidiadau i friff y prosiect
- Costau a bennwyd yn erbyn y gyllideb a rhagolygon llif arian
- Risgiau'r prosiect
- Ansawdd y gwaith a wnaed
- Dyraniad adnoddau
- Amserlenni
Gallwch gasglu gwybodaeth am y rhain drwy gyfathrebu'n ffurfiol ac yn anffurfiol. Bydd adroddiadau cynnydd gan aelodau'r tîm yn amhrisiadwy. Gwnewch yn siŵr eich bod yn esbonio wrth aelodau yr hyn rydych chi am iddynt adrodd amdano, pa mor aml y dylai hynny ddigwydd, a pha mor fanwl ddylai'r wybodaeth honno fod. Mae cofnod gweithredu hefyd yn ddull defnyddiol o gofnodi gweithrediadau prosiect.
Gellir nodi ac ymdrin â'r holl faterion hyn drwy gyfarfodydd prosiect effeithiol a rheolaidd.
Adroddiad ar statws prosiect
Bydd adroddiad ar statws prosiect yn gofnod ffeithiol i ddangos sut mae prosiect yn mynd rhagddo, ac mae'n ffordd o gymryd camau unioni pan fydd angen. Mae'r wybodaeth sylfaenol sydd ei hangen arnoch i lunio eich adroddiad yn seiliedig ar eich cynllun prosiect. Efallai y byddwch yn dymuno cyflwyno adroddiad ar y prif bwyntiau yn eich cyfarfodydd i roi crynodeb o statws y prosiect yn rheolaidd.
Un o rolau rheolwr prosiect yw sicrhau bod aelodau'r tîm yn cydweithio i gyflawni nodau'r prosiect. Er mwyn i bobl gyrraedd nod neu gyflawni amcan, mae angen iddynt ddeall beth yn union y maent i fod i'w gyflawni, ac mae angen iddynt gredu y gallant ei gyflawni.
Mae llwyddiant prosiect yn dibynnu ar bawb sy'n cymryd rhan ynddo. Pan fydd pobl yn methu sicrhau canlyniad disgwyliedig - naill ai'n unigol neu fel aelod o dîm - gall hynny fod oherwydd diffyg ymrwymiad neu amser. Ond mae profiad yn awgrymu mai diffyg eglurder ynghylch yr amcan(ion) neu ddiffyg cred, neu hyder, yn y canlyniad sydd wrth wraidd hyn gan amlaf.
Templed adroddiad ar y prif bwyntiau