"Prosiect yw darn o waith neu weithgaredd wedi'i gynllunio a orffennir dros gyfnod o amser, ac y bwriedir iddo gyflawni diben penodol".
Beth yw prosiect?
Yn syml, mae pob prosiect yn golygu newid. Efallai fod a wnelo'r newid hwnnw â materion gweithredol, fel systemau newydd, neu gall olygu symud ymlaen i gyfeiriad strategol newydd. Er mwyn gwneud i unrhyw un o'r newidiadau hyn ddigwydd, yn aml bydd angen cynnal prosiect i sicrhau bod y nodau'n glir, bod pawb sy'n gysylltiedig yn deall beth yw eu rôl a bod nodau'r newid yn cael eu cyflawni yn y pen draw.
Byddwn yn aml yn meddwl am brosiectau fel cynlluniau graddfa fawr, ond gallant hefyd fod ar raddfa fach ac yn gynnil, a gallant fod yn ffurfiol neu'n anffurfiol, ond waeth beth fo maint neu natur y prosiect, bydd deall mai prosiect ydyw yn eich helpu i'w reoli ac i ymlwybro drwyddo.
Yr hyn sy'n bwysig i'w ddeall yw bod prosiect y tu hwnt i gwmpas trefn feunyddiol arferol y sefydliad. Bydd yn unigryw o ran ei ddiben, ei amcanion neu ei faint. Bydd yn cynnwys diffiniad ohono'i hun, ac yn nodi'r hyn y mae'n anelu i'w gyflawni, a phryd y dylai ddod i ben.
Gan eu bod y tu allan i gwmpas gwaith bob dydd, mae prosiectau'n unigryw ac yn ddigwyddiadau "untro". Bydd y rhan fwyaf o bobl yn gallu nodi prosiect y mae eu sefydliad wedi bod drwyddo, fel symud yr holl swyddfeydd i adeilad newydd, neu gyflwyno system TG newydd. Cyn gynted ag y bydd hyn wedi'i gyflawni (y swyddfeydd wedi'u symud, neu'r system TG yn cael ei defnyddio) bydd yn dod yn rhan o'r drefn feunyddiol. Mae prosiect felly'n rhywbeth dros dro; mae ganddo amser dechrau a gorffen pendant.
Beth yw rheoli prosiect?
Rheoli prosiect yw cyflawni cyfres o weithgareddau sy'n anelu i gyflawni nodau penodol.
- Y cynllun - Yn syml, rheoli prosiect yw ffordd o sicrhau bod tasgau'n cael eu cwblhau'n unol â'r cynllun er mwyn cyflawni'r nod terfynol.
- Y dasg - Mae pob tasg yn debygol o gael ei chwblhau ar adegau gwahanol, gan wahanol bobl.
- Y tîm - Y grŵp o bobl, pob un â'i arbenigedd ei hun, sydd yn gorfod cyflawni'r dasg. Boed yn dîm o ddau neu ugain, mae'r dull o'i rheoli yr un peth ar y cyfan.
COFIWCH: Ni fydd un dull yn gweddu i bawb. Waeth pa mor hir y byddwch yn ei dreulio'n perffeithio proses, mae'n bosibl na fydd yn addas ar gyfer y prosiect nesaf. Y peth pwysig yw sefydlu methodoleg y gellir ei haddasu ar gyfer unrhyw brosiect.
Ar bob prosiect dilynir cyfres o gamau, bydd rhannu'r prosiect yn gamau byrrach o gymorth i sicrhau na chaiff unrhyw beth ei anghofio neu ei hepgor.
Mae llawer o wahanol dechnegau rheoli prosiect ar gael, ond maen nhw'n tueddu i berthyn i ddau brif fath - traddodiadol ac annhraddodiadol. Y gwir yw y bydd angen ichi ganfod yr hyn sy'n gweithio orau i chi a'ch tîm a'r prosiect rydych chi'n gweithio arno. Nid oes y fath beth â dull cywir neu anghywir. Chi piau'r dewis.
Pam ddylech chi ddefnyddio dull rheoli prosiect?
1. Cynllunio prosiect realistig: Ni ellir gorbwysleisio pwysigrwydd cynllunio prosiectau. Yn rhy aml, bydd sefydliadau'n amcangyfrif yn rhy isel faint o amser y bydd hi'n cymryd i gyflwyno dulliau newydd o weithio, neu i ddarparu gwasanaeth newydd, neu'n amcangyfrif yn rhy isel beth yw'r costau'n gysylltiedig â hynny, neu'r ddau - ac mae hynny'n rheswm tebygol dros fethu.
2. Ffocws ac amcanion clir: Mae diffyg nodau clir yn rheswm cyffredin pam bod prosiectau'n methu. Bydd rheolwyr prosiect yn helpu sefydliadau i nodi eu blaenoriaethau a diffinio amcanion eu prosiect.
Pan adawir y tîm i reoli'r prosiect ar ei ben ei hun, gall dryswch godi'n rhwydd ynghylch y cwmpas a'r amcanion. Gall diffyg ffocws clir arwain at ymlediad y prosiect, at fethu dyddiadau terfyn ac at orwariant.
Yn ogystal â hynny, heb reolwr prosiect i oruchwylio cynlluniau'r prosiect a'r broses o rannu tasgau, mae'n bosibl na fydd llawer o dimau'n sylwi ar ffactorau risg posibl wrth iddynt godi. Os na fyddant yn mynd i'r afael â risgiau'r prosiect wrth iddynt ddatblygu, gallai'r tîm flaenoriaethu'r tasgau anghywir.
Bydd rheolwr prosiect da yn cadw golwg ar yr holl ffactorau hyn fel bod y tîm yn gallu canolbwyntio ar y tasgau cywir ar adeg gywir, ac addasu fel bo'r angen.
3. Aliniad strategol: Un o'r rhesymau pwysicaf dros ddefnyddio dull rheoli prosiect yw er mwyn alinio'r prosiect â chynlluniau strategol y sefydliad, gan gynnwys y cynllun tymor canolig integredig (CTCI).
Wrth i reolwyr prosiect oruchwylio'r gwaith o gynllunio a gweithredu prosiect, maent yn helpu i sicrhau bod nodau cyffredinol y prosiect, a'r tasgau a'r cerrig milltir yn gysylltiedig â hynny, oll wedi'u halinio â'r CTCI.
4. Proses a reolir: Mae rheoli prosiect yn broses ragweithiol sy'n ceisio helpu'r bobl gywir i gyflawni'r tasgau cywir ar yr amser cywir. Heb ddull penodol o reoli prosiect, bydd llawer o dimau'n tueddu i weithio mewn modd ymatebol - gan ymdrin â phroblemau wrth iddynt godi, yn lle cynllunio'n rhagweithiol am risgiau hysbys a gosod nodau a pharamedrau ar gyfer y prosiect o'r cychwyn cyntaf.
Bydd rheolwyr prosiect yn helpu timau i rannu prosiect yn ddarnau haws i'w trin. Drwy rannu'r prosiect yn broses glir o dasgau wedi'u dyrannu i unigolion, yn gerrig milltir ac yn ddyddiadau terfyn, gall rheolwyr prosiect gyfarwyddo eu timau mewn modd mwy effeithlon ac ymateb yn fwy ystwyth i broblemau.
5. Rheolaeth ar ansawdd: Mae rheolaeth ar ansawdd yn elfen hollbwysig wrth reoli prosiect. Gallai eich prosiect fodloni'r holl baramedrau o ran amser a chyllideb, ond os na fodlonir y safonau ansawdd a ddiffiniwyd wrth gwmpasu'r prosiect, bydd y prosiect yn cael ei ystyried yn fethiant.
Yn anffodus, mae'n llawer rhy hawdd syrthio i'r fagl hon. Mae timau o dan lawer o bwysau i orffen prosiect ar amser ac yn unol â'r gyllideb. Gall hyn olygu bod gwaith yn cael ei wneud ar frys a thasgau'n cael eu cyflawni'n wael er mwyn ei gwblhau. Dyma lle mae cael rheolwyr prosiect yn bwysig.Maent nid yn unig yn rheoli dyddiadau terfyn ac amcanion, ond hefyd yn cadw golwg ar y safon wrth gyflawni tasgau'r prosiect. Bydd rheolwyr prosiect yn helpu i amlinellu cyflawniadau a diffinio eu safonau ansawdd fel bod pawb yn gwybod beth yn union yw'r nod.
6. Costau llai - Bydd rheoli prosiect yn lleihau costau prosiectau drwy wella effeithlonrwydd, lliniaru risgiau a gwneud y defnydd gorau o adnoddau.
Egwyddorion prosiect wrth ichi ddechrau
Ceir egwyddorion prosiect sylfaenol i'w hystyried wrth ichi ddechrau prosiect. Ewch drwy'r cwestiynau hyn bob tro y byddwch yn meddwl am gychwyn prosiect:
- Beth ydych chi am ei gyflawni?
- Pa ffactorau mewnol ac allanol y dylech eu hystyried?
- Gyda phwy y dylech chi ymgysylltu?
- Pa amserlenni y byddwch yn gweithio iddynt?
- Beth fydd manteision y prosiect?
Cylch oes y prosiect
Waeth pa fath o brosiect rydych chi'n ei gynllunio, bydd pob prosiect yn mynd drwy'r un camau. Er y bydd angen cyfres unigryw o brosesau a thasgau ar gyfer pob prosiect, bydd pob prosiect yn dilyn fframwaith tebyg. Bydd gan bob prosiect ddechrau, canol a diwedd. Gelwir hyn yn gylch oes prosiect.
Fframwaith pum cam yw cylch oes prosiect, sydd wedi'i gynllunio i helpu rheolwyr prosiect i lywio eu prosiectau'n llwyddiannus o'r dechrau i'r diwedd. Pwrpas cylch oes prosiect yw creu fframwaith hawdd ei ddilyn er mwyn llywio prosiectau.
Dyma'r pum cam:
- Cysyniad / Cychwyn
- Cynllunio
- Gweithredu
- Archwilio, monitro a rheoli
- Cloi / Gwerthuso