Cam 3: Gweithredu - dechrau a chyflawni'r prosiect
Dyma'r cam lle bydd y cyflawniadau'n cael eu datblygu a'u cwblhau. Yn aml, teimlir mai’r cam hwn yw sylwedd y prosiect, gan fod llawer yn digwydd dros y cyfnod hwn.
Y lansiad
Cyn ichi lansio'ch prosiect, rydych chi am sicrhau bod y rheolaethau a'r prosesau angenrheidiol ar waith. Fel arall, efallai y gwelwch fod pethau sy'n effeithio ar eich prosiect y tu hwnt i'ch rheolaeth. Yn y rhan fwyaf o brosiectau ceir tri maes allweddol lle bydd angen ichi roi rheolaethau a phrosesau ar waith:
- Cyfathrebu
- Risgiau a materion
- Rheoli newid
Bydd eich dull o lansio eich prosiect yn dibynnu ar faint y prosiect, pa mor ffurfiol yr ydyw a beth yw natur eich sefydliad.
Weithiau, efallai bydd angen cyflwyniad ar gyfer y prosiect, er enghraifft. Beth bynnag fo maint eich prosiect, mae'n syniad da cynnal cyfarfod cychwynnol.
Rheoli amser
Wrth wynebu blaenoriaethau lluosog a chystadleuol, sut y dylai rheolwr prosiect ei drefnu ei hun? Y cam cyntaf yw cydnabod y bydd eich tasgau ar unrhyw adeg benodol yn amrywio o ran eu pwysigrwydd a'u brys.
Bydd pobl yn aml yn drysu rhwng brys a phwysigrwydd - ond mae'r naill yn wahanol i'r llall, ac mae'n hollbwysig eich bod yn deall hynny. Ffordd o fesur pa mor gyflym y mae'n rhaid cyflawni tasg yw brys, ond mae pwysigrwydd yn mesur gwerth tasg, ac felly faint o amser y mae hi'n werth ei dreulio yn ei chyflawni.
Er mwyn rheoli prosiect, dylai rheolwr prosiect llwyddiannus fod yn monitro ac yn cynllunio, ond bydd hefyd yn arwain tîm y prosiect er mwyn sicrhau eglurder a ffocws.
Rheoli newid
Bydd newidiadau'n digwydd yn ystod oes pob prosiect, a phan fydd gan bartïon fuddiant yn y prosiect, mae hynny'n debygol o ddigwydd yn amlach. Ni allwch dderbyn pob awgrym, oherwydd byddwch yn sylweddoli'n ddigon buan y gallai newid sy'n gweddu i'r naill randdeiliad achosi problemau i'r rhanddeiliad arall, ac o fewn dim bydd eich prosiect yn mynd ar gyfeiliorn. Dyna pam mae angen rheolaeth ar newid.
Y newidiadau y mae angen ichi boeni amdanynt fwyaf yw'r newidiadau hynny sy'n cael effaith uniongyrchol ar wahanol agweddau ar ddiffiniad y prosiect - y cwmpas, y gyllideb, yr amser, yr ansawdd ac ati. Does dim ots pa mor fawr neu bach yw eich prosiect; pan fyddwch chi'n ymdrin â'r mathau hyn o newid, dylech ddilyn proses rheoli newid.