Gellid dadlau mai'r cam pwysicaf mewn unrhyw brosiect yw'r cam cynllunio. Bydd deall manylion y prosiect yn eich helpu i benderfynu ar y prosesau a'r camau gorau sydd eu hangen i gyflawni nodau'r prosiect yn llwyddiannus. Cynllun yw eich amddiffyniad gorau yn erbyn y maglau cyffredin sy'n achosi i brosiectau fethu.
Bydd yr holl waith rydych wedi'i wneud wrth ysgrifennu briff y prosiect a'r achos busnes yn sylfaen wych ar gyfer y camau nesaf o greu cynlluniau prosiect manylach.
Cynllun y prosiect
Ar ôl cytuno ar friff y prosiect, mae'n bryd dechrau cynllunio'n fwy trylwyr. Wrth ichi ychwanegu mwy o fanylion at friff y prosiect daw cynllun prosiect i'r amlwg.
I symud ymlaen bydd y rhan fwyaf o brosiectau'n dilyn proses debyg i'r hyn a amlinellir isod:
- Ehangu ar friff y prosiect - ychwanegu mwy o fanylion i bob adran, cadarnhau amcangyfrifon, disgrifio risg, prosesau rheoli newid a rheoli ansawdd yn fanwl ac ati.
- Creu drafft cyntaf o gynllun y prosiect
- Ychwanegu risgiau, problemau a manylion ynghylch rheoli newid
- Sicrhau bod y cynllun yn cael ei gymeradwyo gan noddwr y prosiect a grŵp llywio'r prosiect
- Rhannu'r ddogfen â rhanddeiliaid allweddol a gofyn iddynt hwythau hefyd gymeradwyo'r prosiect os yw'n briodol
Cynllun y prosiect fydd y canllaw y byddwch yn troi ato os bydd unrhyw beth yn digwydd yn rhan o'r prosiect, a chyfrifoldeb y rheolwr prosiect fydd cadw'r cynllun yn gyfredol.
Mae gwaith cynllunio prosiect manwl yn golygu amserlennu'r gweithgareddau a'r tasgau sy'n ffurfio'r prosiect. Gellir gwneud hyn mewn sawl ffordd wahanol, yn dibynnu ar yr offer a'r technegau y byddwch yn eu defnyddio, ond rhennir y broses fel arfer i ddau gam allweddol:
Cynllun carreg filltir: Carreg filltir yw pwynt mewn prosiect sy'n dangos newid, neu gam datblygu. Mae'n dangos digwyddiadau allweddol a chynnydd eich cynllun prosiect. Mae cerrig milltir yn gweithredu fel cyfeirbwyntiau drwy gydol eich prosiect, i'ch helpu i gadw ar y trywydd iawn. Os nad ydych yn dilyn cerrig milltir y prosiect, y cyfan rydych chi'n ei wneud yw monitro tasgau, a hynny heb gadw at drywydd cywir eich prosiect o reidrwydd.
Cynllun manwl Dylai eich cynllun prosiect manwl edrych ar weithgareddau penodol y mae angen eu cyflawni i gyrraedd pob carreg filltir. Dylai hyn eich galluogi i greu cynllun cam wrth gam, lle nodir adnoddau, cost a hyd tasgau, a lle caiff tasgau eu dyrannu i aelodau o'r tîm gan eich galluogi chi i fonitro cynnydd y prosiect.
Gall cynllun prosiect da olrhain eich cerrig milltir yn ogystal â'r gweithgareddau a'r tasgau allweddol. Bydd yn rhoi strwythur i'ch prosiect a chyfeiriad i'ch tîm. Mae'n
gosod meincnod ar gyfer perfformiad, a bydd o gymorth i gyflawni nod y prosiect/nodau'r prosiect o fewn y raddfa amser a bennwyd.
Bydd unrhyw brosiect yn golygu newid, ac mae unrhyw ymgais i gyflwyno newid yn creu elfen o risg. Mae angen i reolwyr prosiect fod yn ymwybodol o'r risgiau posibl yn y cam cynllunio, a pharhau i'w hadolygu.
Rheoli risgiau
Gall lefelau risg newid wrth wneud cynnydd, a chydag amser. Ceir nifer o offer a thechnegau y gallwch eu defnyddio er mwyn helpu i ddeall y risgiau posibl a gysylltir â'ch prosiect. Un ymagwedd syml yw dadansoddiad SWOT, lle byddwch yn ystyried cryfderau, gwendidau, cyfleoedd a bygythiadau posibl.
Er mwyn deall beth yw maint posibl unrhyw risg, dylai rheolwr prosiect asesu pob risg o ddau safbwynt: yr effaith bosibl ar ganlyniad y prosiect, a'r tebygolrwydd y bydd yn digwydd mewn gwirionedd. Mae'n ddefnyddiol cwblhau matrics risgiau i'r diben hwn.
Bydd risgiau'n cael eu nodi yng ngham diffinio'r prosiect, yn y cam cynllunio a thrwy holl gylch oes y prosiect. Os na cheir ymdriniaeth â'r risgiau, gallent droi'n broblemau, felly mae'n hanfodol ichi gael proses ar gyfer cofnodi a rheoli risg. Mae angen i'ch proses rheoli risg fynd i'r afael â'r pwyntiau canlynol:
- Adnabod
- Cofnodi
- Aseinio
- Asesu
- Lliniaru
- Adfer.
Gyda phob risg, gellir cymryd camau naill ai i'w hatal, i leihau eu heffaith neu eu gwneud yn llai tebygol o ddigwydd. Ond gellid bod angen adnoddau ar gyfer hyn. Bydd rheolwr prosiect medrus yn gweithio gyda'i dîm i nodi a lliniaru risgiau fel bo'n briodol. Mae hyn yn rhan hollbwysig o gydbwyso cyfyngiadau'r prosiect.
Cyfathrebu mewn prosiect
Cyfathrebu - yn allweddol er mwyn rheoli prosiect yn llwyddiannus
Os nad yw tîm y prosiect yn gwybod beth yw eu tasgau, na sut i'w cyflawni, bydd y prosiect cyfan ar stop. Os nad yw'r rheolwr prosiect yn gwybod beth mae tîm y prosiect yn ei wneud (neu heb fod yn ei wneud), ni all fonitro cynnydd y prosiect. Ac os yw'r rheolwr prosiect yn ansicr ynghylch disgwyliadau'r cwsmer, ni fydd y prosiect yn dechrau hyd yn oed.
Gan hynny, mae cynnal sianelau cyfathrebu agored, rheolaidd a chywir â phawb sy'n ymwneud â phrosiect yn hollbwysig er mwyn sicrhau bod cyfarwyddiadau'n llifo'n rhwydd rhwng aelodau'r tîm, ac yn caniatáu amser i adnabod risgiau a newidiadau.
Mae'n rhaid i reolwr prosiect neilltuo amser i ddatblygu cynllun cyfathrebu (â phwy, pryd, beth, sut), a chyfathrebu ynghylch y cynllun hwnnw.
Cynllun cyfnod gwaith allweddol
Datblygiadau gwasanaeth newydd: Canllawiau ar gyfer Ymgysylltu ac Ymgynghori