"Y cam cyntaf yn y prosiect fydd disgrifio beth yw'r prosiect, y syniadau a'r cyd-destun er mwyn esbonio'r nodau a'r amcanion sydd i'w cyflawni."
O ble ddaeth y syniad?
Gellir cychwyn prosiectau o unrhyw ran o sefydliad, ond fel arfer bydd prosiect naill ai'n disgyn o gynlluniau strategol Llywodraeth Cymru ar y lefel uchaf, neu bydd y timau sy'n darparu gwasanaethau ar lawr gwlad yn sylwi bod angen newid pethau.
cynnwys ac asesu faint o amser ac adnoddau y dylid eu buddsoddi er mwyn cynnal eu hymglymiad a'u hymrwymiad.
Gall dadansoddi rhanddeiliaid fel cam cynnar yn eich prosiect newid eich helpu i osgoi gwrthdaro ac oedi a achosir o beidio cynnwys pobl allweddol ar ddamwain. Bydd angen ichi hefyd roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'ch rhanddeiliaid drwy gydol y prosiect.
Y cwsmer,
Cwsmer prosiect yw'r unigolyn neu'r grŵp a fydd yn elwa ar y newid. Gwaith noddwr y prosiect yw sicrhau bod disgwyliadau ac anghenion y cwsmer wedi'u deall a chysoni disgwyliadau'r cwsmeriaid os ydynt yn groes i'w gilydd.
Noddwr y prosiect
Bydd y noddwr yn perchnogi'r prosiect ar ran sefydliad, ac yn cael ei ddal yn atebol am lwyddiant neu fethiant y prosiect. Uwch reolwr fydd y noddwr fel arfer, a gallai fod wedi awgrymu'r prosiect ei hun, neu gefnogi a hyrwyddo syniad a gynigiwyd gan ei dîm. Bydd y noddwr yn nodi'r angen am y prosiect a'r hyn y dylai ei gyflawni.
Ceir dau grŵp arall o bobl y gellid bod angen eu cynnwys hefyd.
Rhanddeiliaid
Rhanddeiliad yw unrhyw un â buddiant yn llwyddiant y prosiect, er enghraifft aelodau o dîm rheoli a gymeradwyodd gyllideb y prosiect. Mae'n bwysig i'r noddwr ddeall yn llawn beth yw anghenion a dymuniadau rhanddeiliaid y prosiect er mwyn cadw pawb yn fodlon a sicrhau bod canlyniad y prosiect yn bodloni disgwyliadau.
Bydd ymgysylltu'n weithredol ag amrywiaeth eang o bobl fel clinigwyr, staff gweinyddol, cleifion a grwpiau defnyddwyr yn eich helpu i gyflawni eich prosiect newid. Drwy ddadansoddi rhanddeiliad bydd modd ichi nodi pawb y mae angen eu
Grŵp llywio'r prosiect
Yn achos prosiectau mwy sy'n effeithio ar sawl adran o fewn y sefydliad, mae'n arfer da cael grŵp llywio prosiect. Mae'r grŵp llywio prosiect yn cynnwys y rheolwyr a'r partneriaid sy'n gyfrifol am yr ardaloedd busnes yr effeithir arnynt, a dylent gwrdd yn rheolaidd i drafod pob agwedd ar brosiectau presennol a phrosiectau posibl.
Mae deall pwy yw'r cwsmeriaid a beth yw eu hanghenion yn gam cyntaf tuag at sicrhau bod prosiectau'n mynd ati i gyflawni'r hyn sydd ei angen. Dylai hyn fod yn sylfaen er mwyn cyflawni gweddill y prosiect. Dylai rheolwr prosiect weithio'n agos â noddwr prosiect i sicrhau ei fod yn deall ei gwsmeriaid yn llwyr.
Cyn cynnig prosiect, mae angen i'r noddwr ddeall y canlynol:
- beth mae'r cwsmeriaid yn ei wneud a sut maent yn gweithredu
- beth yw eu nodau a'u dull o weithio
- yr amgylchedd y maen nhw'n gweithredu ynddo
Cyflawnir hyn fel arfer drwy ofyn cwestiynau, a fydd yn dibynnu ar natur a maint y prosiect. Fodd bynnag, bydd y cwestiynau fel arfer yn perthyn i'r un ddau grŵp
- Sefyllfa bresennol y cwsmer
- Anghenion a gofynion y cwsmer
Os nodir yr angen am brosiect (neu os derbynnir cynnig mewn sefyllfaoedd mwy ffurfiol), y cam nesaf yw llunio briff ar ei gyfer.
Briff y prosiect
Mae briff prosiect yn cyfleu'r rheswm am brosiect a'r dull o'i weithredu, a'r prosesau a ddefnyddir i'w reoli. Nid yw hwn mor fanwl â chynllun prosiect, ond mae'r ddogfen yr un mor bwysig.
Mae angen cyflwyniad byr a chryno i esbonio'r prosiect wrth randdeiliaid a thîm y prosiect. Ffordd gryno o gyflwyno'r wybodaeth hon yw'r briff prosiect, gan amlinellu amcanion y prosiect, ei gwmpas, y prif gyflawniadau, y cerrig milltir a'r llinell amser.
Dogfen sy'n diffinio'r prosiect yw briff neu fanyleb prosiect. Bydd maint yr wybodaeth sydd ei hangen yn amrywio yn ôl maint y prosiect. Mae'r briff prosiect yn cynnwys nifer o elfennau hanfodol.
Ei bwrpas yw cael cymeradwyaeth swyddogol i gwmpasu a sefydlu prosiect. Y rheolwr prosiect sydd fel arfer yn llunio'r briff.
Fel arall, gallwch wneud cynllun ar dudalen - sef trosolwg o'ch cynllun, eich blaenoriaethau a'r cyfeiriad yr ydych yn anelu ato ar un dudalen.
Rôl y rheolwr prosiect
Bydd pobl sy'n cyflawni gweithgareddau beunyddiol yn aml yn meddwl am syniadau ar gyfer prosiectau sy'n hyrwyddo newid ymarferol - maen nhw'n gweld lle i wella.
Os daw'r awgrym ar gyfer prosiect gan y rhai sy'n darparu gwasanaethau, bydd cynnig fel arfer yn cael ei gyflwyno i'r rheolwyr. Bydd hyn yn golygu gwerthu'r prosiect i ennyn cefnogaeth.
Defnyddir cynnig ffurfiol pan fydd angen "achos busnes" - i amlinellu'r angen am y prosiectau yn nhermau'r manteision i'r sefydliad, a hefyd i amlygu canlyniadau peidio cyflawni'r prosiect.
Mae'n bwysig bod y bobl gywir yn cael eu cynnwys yng ngham diffinio'r prosiect. Os na fydd hyn yn digwydd, gall camgymeriadau godi wrth benderfynu a oes angen y prosiect mewn gwirionedd (neu a yw'r prosiect yn fanteisiol), ac wrth bennu'r amcanion. Ceir dau brif grŵp a ddylai ymwneud â diffinio prosiect: y cwsmer a noddwr y prosiect.
Bydd y rheolwr prosiect yn rheoli agweddau gweithredol y prosiect o ddydd i ddydd. Yn ddelfrydol dylai fod yn ymwneud â'r prosiect o'r cam diffinio. Mae hyn yn arbennig o bwysig yn achos prosiectau o faint llai, a llai ffurfiol.
Dyma'r meysydd cyfrifoldeb:
- Cynllunio'r prosiect yn fanwl
- Cyflawni'r prosiect
- Sefydlu systemau rheolaeth a rheoli ar gyfer y prosiect
- Nodi a rheoli'r bobl dan sylw (y rhanddeiliaid)
- Dewis tîm y prosiect
- Arwain tîm y prosiect
- Datrys materion, problemau a phryderon yn gysylltiedig â'r prosiect
- Sicrhau a defnyddio adnoddau
Tîm y Prosiect
Tîm y prosiect yw'r grŵp creiddiol o bobl sydd, o dan arweiniad y rheolwr prosiect, yn gwneud i'r prosiect ddigwydd. Dylai aelodau'r tîm gymryd cyfrifoldeb dros gyflawni gweithgareddau amrywiol y prosiect.
Cyfyngiadau'r prosiect
Ceir cyfyngiadau ar bob prosiect - ffactorau sy'n cyfyngu ar weithgareddau'r prosiect mewn rhyw fodd neu'i gilydd. Yn fras bydd y rhain yn perthyn i dair agwedd: amser, ansawdd a chost.
Mae'r tri chyfyngiad yn diffinio cwmpas prosiect, ac yn gysylltiedig â'i gilydd. Felly wrth gyfaddawdu ar un agwedd, bydd hynny'n effeithio ar agwedd arall, neu'r ddwy agwedd arall.
Fel arfer, ni fydd modd negodi un neu fwy o'r cyfyngiadau ar y prosiect, er enghraifft, efallai y bydd yn rhaid cyflawni'r prosiect o fewn amser penodol. Felly os bydd un o'r cyfyngiadau'n newid, bydd yn rhaid cyfaddawdu ar un neu fwy o'r cyfyngiadau eraill er mwyn cadw cwmpas y prosiect yr un peth.
Os bydd un ffactor yn newid, ac na ellir ei liniaru drwy addasu un neu fwy o'r ffactorau eraill, bydd hynny'n effeithio ar gwmpas y prosiect; yn yr un modd, os bydd cwmpas y prosiect newid, bydd hynny'n effeithio ar y cyfyngiadau.